Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

[Raison sociale], [adresse], [numéro d'entreprise]. Contact : [adresse courriel].

2. Données collectées

• Comptes : adresse courriel et nom du gestionnaire, raison sociale, noms et identifiants des chauffeurs, immatriculations des camions.
• Photos de tickets et factures envoyées depuis l'application.
• Données de factures : date, fournisseur, pays, devise, montants HT, TVA et TTC, catégorie, camion et chauffeur associés.
• Facturation : coordonnées de l’entreprise et des clients, lignes, montants, échéances et état de paiement des factures émises.
• Support : nom, courriel, entreprise, messages, auteurs, horodatages, état de résolution et images explicitement jointes au chat.
• Données techniques : journaux de connexion, date et heure d’acceptation des documents, adresse IP et version acceptée.

3. Finalités et bases légales

• Fournir le service (gestion des comptes, lecture des tickets, préparation des dossiers) — exécution du contrat.
• Répondre aux demandes de contact et fournir l’assistance — mesures précontractuelles pour les visiteurs et exécution du contrat pour les utilisateurs.
• Sécurité et prévention des abus — intérêt légitime.
• Respect des obligations légales et comptables — obligation légale.

4. Durée de conservation et minimisation

Les tickets, photos, données extraites et factures sont hébergés par l’Éditeur dans l’application, pas dans un espace cloud personnel du client.

• Compte actif : les documents et données de l’entreprise sont conservés et retrouvés à chaque connexion autorisée. La clôture d’une demande ou le téléchargement d’une archive ne supprime rien.
• Suppression volontaire : le gestionnaire peut exporter une archive complète à tout moment ou supprimer définitivement un ticket et sa photo, ou les tickets et factures d’une période, après confirmation.
• Fermeture du compte : accès de toute l’entreprise immédiatement bloqués ; suppression définitive des photos, tickets, factures, données de l’entreprise, comptes associés et preuves d’acceptation 30 jours après fermeture, au premier passage quotidien suivant (au maximum 24 heures plus tard). Aucune trace de montant n’est créée à cette occasion.

Conservation légale des factures : TVA Routière n'est pas un service d'archivage. La loi impose de conserver les factures plusieurs années (en France, généralement 6 ans pour le fisc et 10 ans pour la comptabilité). Cette conservation relève de votre seule responsabilité : téléchargez et conservez les archives proposées par l'application.

Messages de support : une conversation est partagée par les membres d’une même entreprise et l’équipe de support (super administrateur). Les images envoyées volontairement au support sont stockées séparément des tickets, dans un espace privé avec liens temporaires. Le support ne dispose toujours pas d’accès aux tickets ni aux montants stockés dans les autres parties de l’application ; une image jointe peut néanmoins contenir ce que vous choisissez de montrer. Évitez les informations inutiles. Les messages d’entreprise sont inclus dans l’archive complète et supprimés avec le compte. Les demandes de visiteurs sans compte sont conservées jusqu’à leur résolution, puis 12 mois ; leur suppression peut être demandée à l’éditeur. [Durée proposée à faire valider par un avocat.]

5. Sous-traitants

• Hébergeur : [Raison sociale de l’hébergeur à compléter avant publication] et ses prestataires d'infrastructure cloud (hébergement de l'application, base de données et stockage des photos).
• Service d'intelligence artificielle : les photos de tickets sont transmises à un fournisseur de modèles d'IA via une passerelle d’IA [nom à compléter avant publication], uniquement pour en extraire les données. [Nom du fournisseur, localisation et garanties de transfert hors UE à préciser.]
• [Prestataire de paiement, lorsqu'il sera mis en place.]

Localisation : les informations d’infrastructure disponibles indiquent une base de données aux États-Unis. Un hébergement dans l’Union européenne est souhaité, mais n’est pas en place à ce jour. [Localisation du stockage, liste nominative des prestataires, durée des journaux/sauvegardes et garanties de transfert hors UE à confirmer avant publication ; les sauvegardes ne sont pas une archive accessible au client.]

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer : [adresse courriel]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

7. Sécurité

Les données sont cloisonnées par entreprise côté base. Le gestionnaire accède aux données de son entreprise ; les chauffeurs voient uniquement leurs propres tickets et photos. Les photos sont privées et accessibles par liens temporaires de courte durée. Un lien déjà émis reste valable jusqu’à son expiration. Le super administrateur ne dispose pas d’accès aux tickets ni aux montants des clients. Les accès sont authentifiés et les échanges chiffrés.

8. Contact

Pour toute question relative à vos données : [adresse courriel].